Préambule:
Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l’association « Croquez Local en Pays des Nestes », dont la mission est de promouvoir des productions et des consommations Èthiques et responsables, dans les principes de l’économie solidaire en mettant en place des circuits courts de distribution.
Le présent règlement intérieur est porté à la connaissance de tous les membres.
- Article 1 : Les membres de l’association:
Sont membres de l’association :
-Les producteurs, transformateurs, artisans
-les consommateurs adhérents à l’association
-les membres d’honneur qui sont définis par le Conseil d’Administration
- Article 2 : Admission d’un producteur au sein de l’association
Le producteur qui veut faire partie de l’association « Croquez Local en Pays des Nestes » doit faire une demande auprès du Conseil d’Administration. Il s’engage par écrit à :
– Accepter la « Charte de Croquez Local en Pays des Nestes »
– Accepter le présent règlement intérieur de l’association
– Remplir le Questionnaire d’entrée à « Croquez Local en Pays des Nestes » et le remplir à nouveau en cas de changement de pratiques.
Le producteur se doit d’accepter une visite de son lieu de production décidée par le Conseil d’Administration.
– Communiquer à l’association un prévisionnel des produits qu’il pourra fournir en précisant la quantité et le prix de vente.
– Proposer des produits de bonne qualité, dans un souci d’honnêteté vis à vis des consommateurs et des autres producteurs, car d’une part les consommateurs n’ont pas la possibilité de voir les produits avant leur commande par Internet, et d’autre part la qualité d’un produit peut influer sur l’image de l’ensemble des producteurs.
La candidature d’un nouveau producteur sera communiquée aux producteurs associés faisant le même type de produits afin qu’ils puissent donner leur avis et s’organiser au besoin.
Le dossier d’admission complet sera alors étudié, validé ou invalidé par les membres du conseil d’administration en prenant en compte également la viabilité économique de la structure associative.
- Article 3 : Règles de commercialisation
Produits et prix
Les producteurs donnent mandat à l’association pour vendre en leur nom et n’ont pas de droit d’exclusivité dans leur gamme de produits.
Chaque producteur fixe librement ses prix dans la limite de la prise en compte du service rendu par l’association : Les vendeurs s’engagent à proposer leurs produits à des prix au maximum 5% plus chers que les prix qu’ils pratiquent sur les marchés locaux.
Si un producteur souhaite proposer des produits dans une autre catégorie que celles sur lesquelles il s’est engagé lors de son entrée dans l’association, il doit obtenir l’accord du Conseil d’Administration. Son contrat de mandat sera modifié et signé en conséquence. Les prix et l’étiquetage doivent être clairement visibles et affichés selon la réglementation en vigueur en cas de participation à des marchés, foires ou salons.
Utilisation du site internet
Se reporter aux Conditions Générales d’utilisation et de Vente.
Les producteurs doivent présenter leur structure et tous leurs produits, photos à l’appui, en respectant les règles d’affichage et d’étiquetage en vigueur. Avant chaque mise en vente, les producteurs doivent valider la liste des produits disponibles et la réactualiser si nécessaire.
Article 4 : Mode de fonctionnement d’un point de vente
Jours et horaires de distribution
Les distributions ont lieu habituellement un vendredi sur deux de 17h à 19h selon les lieux.
Matériel sur place
Certains matériels sont la propriété de l’association, d’autres de l’hébergeur ou du propriétaire prêtés à titre gracieux.
Les équipements frigorifiques et autres outillages, matériels et rangements doivent être utilisés avec soin et rendus en l’état à la fin de la vente. A la fin de la distribution, les lieux doivent être laissés propres.
Calendrier de distribution
Le calendrier est porté à la connaissance de l’ensemble des producteurs. Chacun s’engage sur le nombre de distribution indiqué sur la charte (pourcentage en fonction du nombre de producteur et du calendrier) Si un producteur n’est pas disponible sur la date engagée, c’est à lui seul de trouver un remplaçant ou de gérer une permutation avec un autre producteur. Le conseil d’administration doit être mis au courant de ces modifications du calendrier.
Un producteur peut être représenté par son salarié à condition que celui-ci participe également à la production et qu’il ait été formé à la connaissance globale de l’exploitation. Les chefs d’exploitations représentés par leur salarié doivent tenir à disposition un document certifiant l’embauche de leur salarié conformément à la réglementation en vigueur.
Tâches
– Les responsables de la distribution ont pour tâches de :
– Vérifier les produits apportés en faisant l’inventaire de la livraison et en vérifiant son intégralité avec le producteur qui livre.
– Les véhiculer jusqu’au lieu de distribution
– Préparer les paniers pour les clients en regroupant les produits d’une même commande.
– Donner la commande au client en lui faisant signer la facture de livraison et en encaissant son paiement.
– Tenir la caisse en fin de distribution et transmettre à l’association le détail des chèques et espèces reçus
– Nettoyage des lieux et fermeture.
- Article 5 : Fonctionnement administratif et comptable de l’association
a – Les cotisations
Les cotisations des membres de l’association sont fixées par le conseil d’administration et peuvent être modifiées tous les ans.
Il est conclu que pour l’année 2024, les cotisations sont fixées comme suit :
– pour les producteurs, transformateurs ou artisans, la cotisation est de 40€ par année civile. Cette cotisation permet aux usagers de bénéficier des actions de promotion réalisées par l’association et de vendre leurs produits au sein de l’association.
– pour les consommateurs, l’adhésion est de 16 € par année civile. Cette cotisation est valable pour un ménage (ensemble de personnes vivant sous un même toit).
Les membres d’honneurs, soutenant la démarche par leur aide, ne sont pas redevables de cotisation.
Le versement de la cotisation annuelle (année civile) doit être établi en espèces ou par chèque à l’ordre de l’association. Toute personne qui souhaite adhérer en cours d’année payera la cotisation dans son intégralité. Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre.
b- Pourcentage sur les ventes :
Le pourcentage sur le montant des ventes des paniers prélevé par l’association est de 10 % pour les producteurs assurant des distributions, à défaut cette commission est portée à 20%
Des frais de préparation et de distribution s’ajoutent au montant de la commande pour les consommateurs. Ils s’élèvent pour l’année 2023 à 3 euros pour les commandes supérieures à 50 euros, à 2 euros pour les commandes comprises entre 30 et 50 euros et à 1 euro pour les commandes inférieures à 30 euros.
Ces pourcentages et frais pourront être réévalués chaque année par le conseil d’administration selon la viabilité économique de la structure.
Gestion des paiements des producteurs
L’association met à disposition sur le site un état des ventes correspondant à chaque date de vente pour le compte et au nom du producteur. L’association reverse ensuite les montants des ventes (sans la commission) aux producteurs à 30 jours fin de mois suivant le mois des ventes.
- Article 6 : Modalités de sortie de l’association
La sortie d’un membre de l’association peut se faire à l’initiative de l’une ou l’autre partie.
Le producteur qui souhaite résilier son contrat doit en informer le bureau de l’association. Il devra respecter un préavis d’un mois afin de permettre à l’association d’organiser son remplacement.
Le Conseil d’Administration se réserve le droit d’exclusion d’un membre pour manquement au règlement intérieur. La suspension du contrat de mandat prend alors effet immédiatement.
- Article 7 : Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le Conseil d’Administration à la majorité simple des membres présents.